Ingin Konferensi Pers Berjalan Sukses Tapi Bingung Caranya? Terapkan 7 Langkah Cermat Ini!

Konferensi Pers, acara khusus yang banyak melibatkan praktisi PR ini bertujuan untuk memberikan informasi, menjelaskan, menyebarluaskan, mengumumkan, mempertahankan atau mempromosikan kebijakan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan berharap publik menerima apa yang disampaikan. Kamu sudah pernah melakukannya, belum?

Konferensi pers dilakukan untuk kegiatan yang bersifat penting dan darurat. Misalnya memberikan klarifikasi seperti para artis, product launching, peluncuran kampanye iklan terbaru, sebelum dan setelah pertandingan seperti praktisi olahraga, pengumuman laporan perusahaan, research report, media gathering, rebranding, dan lain-lain. 

Banyak teknik dan strategi yang harus dipersiapkan agar konferensi pers bisa berhasil. Caranya? Simak ulasan berikut!

1. Pilih hari yang tepat

Menentukan waktu soal kapan akan menggelar konferensi pers itu perlu. Hari dan jam yang kamu pilih harus tepat. Tujuannya sederhana, agar apa yang akan kamu sampaikan itu bisa dihadiri oleh seluruh tamu undangan. Semakin banyak yang hadir, semakin populer, semakin besar peluang berhasilnya konferensi pers.

Seringnya, hari Rabu dan Kamis di siang hari sering dianggap sebagai waktu yang tepat karena awak media sedang on fire dalam memburu berita. Namun konsekuensinya, kamu harus siap terima kalau apa yang kamu sampaikan akan delay sebab bertabrakan dengan konferensi pers pihak lain.

Jangan lupa untuk mengirim undangan kepada awak media dan para tamu lainnya minimal tiga hari sebelum acara berlangsung ya. Akan lebih baik lagi kalau kamu konfirmasi ke tamu undangan: sudah terima undangan atau belum dan bersedia hadir atau tidak.

2. Undang media yang dikenal luas dan sesuai

Seorang Public Relations profesional pasti paham nih. Mengundang tamu untuk konferensi pers harus tepat sasaran. Bukan sekedar media besar tapi juga media yang tepat dan terkait. Prinsip ini harus terus dipegang sebab masing-masing jurnalis dan media memiliki kompetensi yang dipresentasikan sesuai dengan rubrik atau tanggung jawabnya.

Contohnya ketika tim sepakbola akan menggelar konferensi pers, nggak mungkin kan mengundang majalah Trubus atau Tabloid Pulsa. Tamu undangan ibarat target pasar, pastikan itu sesuai agar konferensi pers berjalan lancar.

3. Pilihan tempat dan waktu yang cocok

Setelah menentukan hari dan undangan, pemilihan tempat juga tidak kalah penting. Kalau bisa, gunakan tempat yang strategis dengan ruang yang cukup luas untuk menampung seluruh tamu undangan. Di sini tentu kamu harus beranggapan positif kalau semua tamu undangan akan hadir, ya.

Kamu nggak harus melakukan di kantor atau perusahaan kok. Suasana beda di tempat yang nyaman seperti rumah makan, cafe, ballroom hotel bisa mendukung keberhasilan konferensi pers. Pertimbangkan pula soal perlengkapan seperti sound system, LCD (bila perlu), microphone, AC, dan lain-lain.

Pukul 10.00-15.00 adalah waktu yang tepat dan sesuai yang sudah populer. Kisaran waktu ini banyak digunakan oleh perusahaan besar untuk menggelar konferensi pers. Waktu ini sesuai dengan ritme kerja para jurnalis dalam memburu berita.

4. Tentukan key message yang ingin disampaikan

Key message alias pesan inti merupakan hal yang paling diburu jurnalis dan para tamu undangan. Tentukan sejak awal dan fokuslah terhadap inti persoalan. Apa yang sebenarnya ingin kamu utarakan?
Penting juga untuk mengatur cara penyampaian pesannya. Pastikan apa yang akan kamu sampaikan memiliki news value. Syukur-syukur kalau kamu bisa memberikan enlightenment atau pencerahan kepada media. Jika hal ini terpenuhi, informasi yang kamu sampaikan ini tidak hanya berguna untuk kamu tapi juga berguna bagi pihak yang kamu bidik.

5. Menunjuk narasumber dan atau juru bicara

Poin penting yang dibutuhkan awak media adalah kredibilitas berita. Oleh karena itu, penunjukan narasumber atau juru bicara harus tepat. Datangkan direktur utama langsung atau pejabat penting lainnya untuk menunjukkan bobot berita dan keseriusan dalam konferensi pers.

Sebaiknya, tim PR juga menyiapkan narasumber dari pihak luar sebagai key opinion leader untuk dapat memperkuat isi pesan yang akan disampaikan. Jangan asal memilih orang terkenal atau berpengaruh saja. Sosok dari luar yang kamu tunjuk harus merupakan figur penting dan berkaitan dengan isi pesanmu ya. 

6. Disiplin pada rundown yang sudah dibuat

Isi dari konferensi pers biasanya dimulai dengan pembukaan, penyampaian pesan, lalu sesi tanya jawab. Dengan durasi waktu sekitar 2-3 jam, kamu harus mematuhi rundown yang telah kamu buat. Moderator harus mengerti timing, akan ada waktu-waktu efektif di mana para tamu undangan dan jurnalis sedang bersemangat.

7. Evaluasi

Evaluasi merupakan bagian akhir yang off the record tapi penting. Adanya evaluasi dapat menyempurnakan keberhasilan sebuah konferensi pers. Tiga hal pokok kesuksesan konferensi pers dapat diukur dari jumlah media yang hadir, jumlah berita yang disebarkan, dan isi berita yang muncul apakah benar atau menyimpang (misleading) dari key messages yang sudah disampaikan.

Tujuan evaluasi adalah untuk menganalisis hal-hal apa saja yang kurang, yang salah, yang bisa dijadikan pelajaran, dan yang perlu diperbaiki di masa mendatang. Dengan evaluasi, harapannya jika suatu saat kamu akan menggelar konferensi pers lagi bisa lebih baik dan lebih berhasil.

Dengan menerapkan 7 langkah sederhana menuju konferensi pers sukses, kamu tak perlu bingung lagi. Matangkan persiapan dan langsung saja undang awak media. Semoga sukses!

Love This Post

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of